Do zdarzenia lub nie do zdarzenia w dół na rynku, to jest pytanie o umysłach wielu kadry kierowniczej. Czy lepiej zainwestować 500.000 dolarów w spotkaniu, które mogą generować $ 2M w sprzedaży lub rowu to w przypływie przestrodze oszczędzania? Corporate planistów przypadku przekonują się, że małych i dużych firm są zarówno anulowania lub odroczenia wydarzeń w reakcji na spowolnienie w gospodarce. Czyny mówią głośniej niż słowa i się z kryzysem ekonomicznym, odwołane imprezy jest percepcyjne odpowiednik dziury w tonącym statku. Spotkania, konferencje, seminaria i imprezy są ważną częścią strategii komunikacyjnej firmy. Wydarzenia powiedzieć: „Jesteśmy prowadzenia działalności gospodarczej, i jesteśmy pewni, w naszej pozycji biznesowej.” Podczas przeglądu budżetu marketingowego, spojrzeć na wydarzenia jako inwestycje, a nie wydatków. Nie daj wydarzenia boot, zacisnąć pasa i dać im wycisnąć. Nie kaucją wydarzeń, plan nich mądrzejszy. Jak sprawić, aby wydarzenia mądrzejsi? Po pierwsze, plan strategicznie. Wydarzenia są narzędzia. Są one planowane w odpowiedzi na potrzebę twarzą w twarz komunikacji. Dlaczego o tym wydarzeniu? Czego oczekujesz od przypadku? Kto idzie na imprezę? Badania te czynniki w znacznym stopniu. Następnie za pomocą danych w celu ustalenia sposobu dostarczenia najbogatszych ilości treści do grupy docelowej w najkrótszym czasie. Następnie, plan nich profesjonalnie. Czy pracownicy mają czas, umiejętności i zasobów niezbędnych do efektywnego planowania wdrożenia i pracowników zdarzeniu, podczas gdy nadal robić swoje miejsca pracy? Planistów przypadku zrobić. Udaje tysięcy logistyczne szczegóły i zapewnić środki do profesjonalnych negocjacji umowy, rozwój treści, głośniki i dostawców specjalistycznych. Ponadto, planistów przypadku poznać elementy, które są niezbędne do udanej imprezy. Mówimy naszym klientom, że sukces ich konferencji będzie na podstawie treści, a nie na kurczaka. Oto kilka napinacze pasów dla każdego, kto planuje przypadku, spotkań i konferencji:
 Czy badania w pierwszej kolejności. Największą oszczędność kosztów w każdym razie jest wiedza.
 Zatrudnij profesjonalistów. Hotel, rozrywka, jedzenie / napoje i podróże / transport umów są złożone, wysokiej bilet przedmiotów. Błędy mogą być kosztowne. Opłata za planowanie zdarzeń lub innych do prowadzenia negocjacji w imieniu zawodowej jest opłacalne. Specjaliści mają środków i często relacje z dostawcami znają i którym ufają. Znają standard hotel, miejsce, oraz żywności i napojów umowy i może pomóc w negocjacjach.
 Wynajem profesjonalnych głośników. Profesjonalne głośniki lub trenerów upewnij się, że wiadomość w przypadku ogłoszenia. Jeśli firma nie ma wielkich głośników w celu dostarczania treści spotkania, zatrudnić. Jeśli materiał jest w danej branży, zatrudnić ekspertów prezentacji.
 Nie bój się ujawnić swojego budżetu. Stworzyć realistyczny budżet imprezy. Profesjonalistów zdarzenia i dostawców spodziewać do pracy w ramach budżetu.
 Dokręcić prezentacje i skrócenia czasu trwania konferencji. Jeśli cztery dni konferencji na 100 osób kosztuje średnio $ 450/day/person do hotelu, miejsca spotkań i materiałów, żywności i napojów i audio / wideo wyposażenie, można zaoszczędzić nawet do 45.000 dolarów po wyeliminowaniu jednego dnia.
 Planowanie z wyprzedzeniem. Czas jest cenny nóż kosztów. Można robić zakupy dla drukarki tańsze, unikać pośpiechu opłat za towary i usługi, i zaoszczędzić pieniądze rezerwacji usług turystycznych w góry. Firma Silicon Valley wysokiej technologii spędził 12.000 dolarów opłat kopii w miejscu konferencji, ponieważ prezentacje nie zostały zakończone w terminach.
 Oszacować koszty przed anulowaniem bieżące wydarzenia. Hotel i wyżywienie umów mają surowe zasady anulowania rezerwacji. Anulowanie przypadku trzech do sześciu miesięcy się może kosztować tyle, ile by się rzeczywiście wydarzenia. Dwa lata temu, klient chciał wyciągnąć wtyczkę na high-tech konferencji partnerów spędziliśmy miesiące planowania. W zaledwie 45 dni do imprezy, byłoby to koszt 80.000 dolarów, aby anulować i 90.000 dolarów ją mieć. Przekonaliśmy go kontynuować, a on podpisał lukratywny kontrakt na konferencji.
 Zrozumieć pozycję negocjacyjną. Zrozumieć siłę w negocjacjach przed podpisaniem jakichkolwiek umów. Elastyczność daty dodanie sypialnie, żywności i napojów zobowiązań i korzystania z innych usług hotelowych doprowadzić do miejsca, tym większa siła negocjacyjna masz. Flex swoją pozycję negocjacyjną, łącząc inne działania imprezy w firmie.
 Zmniejszenie „nie pokazuje” i gwarancje zegarek. Hotele rutynowo opłaty za pokoje nie są używane, a nie odwołany, a oni mają proporcjonalnie opłaty za potencjalne straty w biznesie na żywność i napoje. Spróbuj telemarketingu i e-marketingu, aby upewnić się, że uczestnicy zachować w przypadku umysłu i aby zminimalizować „nie pokazuje”. Niektóre „nie pokazuje” są nieuniknione, więc zwrócić uwagę na gwarancje posiłek, liczy się pokój w hotelu, i transportu przy negocjowaniu kontraktów.
 Rozważ back-end wydatków. Awkward signage, sprzętu demonstracyjnego, ciężkich materiałów spotkanie i uciążliwe prezentów gości mają być dostarczane do domu. Koszty te można sumować.
Do zdarzenia lub nie wydarzenie? Odpowiedź jest „wydarzeniem”. W świecie e-mail oraz e-commerce, zdarzenia są real deal. Są doświadczenia. Mogą stymulować zaufanie, wspierać tworzenie sieci, zwiększenia sprzedaży i zachęcić rozwiązywanie problemów w twarzą w twarz format. Więc wyciągnij go w wycięcie lub kopnięcie go w dół kołek, ale nie anulować zdarzenie. Wydarzenia powiedzieć: „Jesteśmy tutaj, aby zatrzymać.